La ricevuta dell'affitto e la marca da bollo, spiegate bene

Quando la ricevuta è obbligatoria

Il codice civile dice che chi riceve un pagamento deve rilasciare la quietanza «a richiesta e a spese del debitore» (art. 1199). Quindi la ricevuta è dovuta quando l'inquilino la chiede, e di solito la chiede ogni mese. Se l'affitto arriva con bonifico la prova del pagamento c'è già, ma l'inquilino può comunque chiederla; se paga in contanti, la ricevuta è l'unica prova: conviene farla sempre.

Ricevuta o quietanza? Sono la stessa cosa: «quietanza» è la parola del codice civile, «ricevuta» quella di tutti i giorni. Una regola pratica: la ricevuta vale per il canone intero del mese. Per acconti o pagamenti parziali questo modello non va bene, perché una quietanza «a saldo» per una somma inferiore al dovuto ha regole di bollo diverse e, per il codice civile, la quietanza del capitale fa presumere pagati anche gli interessi.

Cosa deve contenere

La legge non impone un modello. Perché la ricevuta sia chiara e utile a tutti e due, conviene indicare:

• chi riceve i soldi (il proprietario, o locatore) e chi paga (l'inquilino, o conduttore); il codice fiscale non è indispensabile, ma aiuta;
• la somma ricevuta e, se comprende le spese condominiali, quanto è canone e quanto spese;
• il mese (o i mesi) a cui si riferisce il pagamento e l'indirizzo dell'immobile;
• quando hai ricevuto il pagamento e come (bonifico, assegno, contanti);
• luogo, data e firma di chi riceve il pagamento: la data accanto alla firma è quella del giorno in cui firmi;
• un numero progressivo, che aiuta a tenerle in ordine.

Il generatore di ricevute mette tutto questo in ogni ricevuta, una al mese o una per tutto il periodo, e decide da solo se serve la marca.

La marca da bollo da 2 €: quando serve

Sulle ricevute si paga un'imposta di bollo di 2 € quando l'importo supera 77,47 €: fino a 77,47 € la marca non serve, da 77,48 € in su sì (DPR 642/1972, tariffa, art. 13; importo fissato dal DL 43/2013, art. 7-bis). La regola vale per ogni singola ricevuta: 12 ricevute da 650 € vogliono 12 marche, una sola ricevuta per 12 mesi già incassati ne vuole una.

• Con la cedolare secca la marca serve lo stesso: la cedolare sostituisce registro e bollo sul contratto, sulle proroghe e sulle risoluzioni, non il bollo sulle ricevute (art. 3, comma 2, D.Lgs. 23/2011).
• Con il bonifico serve lo stesso, se rilasci una ricevuta sopra 77,47 €: la legge non prevede esenzioni legate al modo di pagamento. In rete si legge spesso il contrario, ma il testo della norma non lo dice.
• Canone e spese nella stessa ricevuta: sono esenti solo le ricevute per le sole spese di condominio. Se c'è anche il canone, per prudenza la marca si mette guardando il totale; se il canone da solo è sotto la soglia, dipende: chiedi a un professionista.

Chi paga la marca e come si mette

Il codice civile dice che la ricevuta si rilascia «a spese del debitore», cioè di chi paga: per questo, di solito, il costo della marca è dell'inquilino. I modelli ministeriali dei contratti concordati, transitori e per studenti lo scrivono in chiaro: le spese di bollo del contratto e delle ricevute sono a carico del conduttore. Negli altri contratti conta quello che avete scritto; se non c'è nulla, vale la regola del codice.

Verso il Fisco, se la marca manca, rispondono tutti e due (DPR 642/1972, art. 22): oltre ai 2 € si paga una sanzione pari all'80% dell'imposta (art. 25, per le violazioni dal 1° settembre 2024; dal 2027 art. 52 del D.Lgs. 173/2024, stessa misura). L'inquilino che riceve una ricevuta senza marca evita la sanzione se entro 15 giorni la porta all'Agenzia delle Entrate e paga i 2 €: in quel caso la sanzione resta a chi l'ha rilasciata.

1. Compri la marca da 2 € in tabaccheria.
2. La applichi sulla ricevuta prima di firmare (DPR 642/1972, art. 11): la marca porta stampata la data di emissione, quindi una ricevuta datata prima risulterebbe bollata dopo la firma. Se prepari oggi la ricevuta di un pagamento passato, scrivi nel testo quando hai ricevuto i soldi e metti accanto alla firma la data di oggi.
3. Se firmi entro il 31 dicembre 2026 annulli la marca con la firma o la data scritta metà sulla marca e metà sul foglio (art. 12); dal 2027 il nuovo testo unico vieta di scrivere sulla marca e non prevede più l'annullamento (art. 146 del D.Lgs. 123/2025).
4. Consegni l'originale all'inquilino e tieni per te una fotocopia o una foto: per il bollo non è una «copia» e non vuole un'altra marca. Un secondo originale firmato, invece, la vuole (art. 5).

Bonifico, contanti e il limite di 5.000 €

Il bonifico è il mezzo più comodo: lascia una traccia per tutti e due e la causale («canone ottobre 2026, via Roma 12») fa già da promemoria. L'obbligo di pagare gli affitti delle abitazioni con mezzi tracciabili, in vigore nel 2014 e nel 2015, è stato abrogato dal 1° gennaio 2016 (legge 208/2015, art. 1, comma 902): in rete si legge ancora il contrario.

Oggi vale il limite generale al contante: ogni pagamento in contanti deve restare sotto i 5.000 €, limite in vigore dal 1° gennaio 2023 (D.Lgs. 231/2007, art. 49), e non si può aggirare spezzando artificiosamente una somma in più pagamenti. Un canone mensile di 650 € in contanti va bene; 12 mesi da 650 € pagati in una volta (7.800 €) no, vanno versati con bonifico o un altro mezzo tracciabile. Con i contanti rilascia sempre la ricevuta: è la prova del pagamento.

Un caso a parte: se l'inquilino è uno studente universitario fuori sede e vuole detrarre l'affitto nella dichiarazione dei redditi, deve pagare con bonifico o un altro mezzo tracciabile, perché con i contanti la detrazione del 19% non spetta (legge 160/2019, art. 1, comma 679).

Numerazione e conservazione

Nessuna norma obbliga un privato a numerare le ricevute, ma un numero progressivo (per esempio «10/2026», che riparte da 1 a gennaio) aiuta a tenerle in ordine e a ritrovarle. Fai una ricevuta per ogni pagamento ricevuto; per più mesi già incassati puoi farne una sola, con una sola marca.

Per quanto tempo conservarle? La legge non fissa un termine specifico per le ricevute d'affitto. Un criterio prudente, per tutti e due, è tenerle almeno 5 anni dopo la fine del contratto: è il termine di prescrizione dei canoni (codice civile, art. 2948) e quello ordinario entro cui l'Agenzia delle Entrate può controllare la dichiarazione dei redditi in cui hai dichiarato l'affitto. Per il proprietario basta la fotocopia o la foto della ricevuta firmata; l'inquilino tiene l'originale con la marca.

Esempio di testo

Se la somma comprende le spese condominiali, scrivi «la somma di 700,00 € per il mese di ottobre 2026, di cui 650,00 € di canone di locazione e 50,00 € di spese condominiali», senza chiamare «canone» il totale. Per una ricevuta unica di più mesi: «la somma complessiva di 7.800,00 € quale canone di locazione dei mesi da gennaio 2026 a dicembre 2026 (12 mesi da 650,00 €)», con una sola marca.